Protokol kuralları hakkında bilgilendirme yapıldı

YAZILI İLETİŞİM

İbrahim Serttaş, protokol kuralları hakkında örnekler vererek bilgilendirmesinin ardından yazılı iletişime dikkat çekti. Serttaş,Yazılı iletişimde başarılı olmak için gerekli şekilde  ve gerekli içerik bakımından bazı kurallara uymakla mümkün olur. Resmi yazılı iletişimlerde bu kurallara uymak zorunluluktur. Yazılı iletişimde uygulanan protokol kuralları,resmi yazışmaların yanında mektupların ve zarfların yazımında da uygulanır. Özel mektuplar mutlaka el yazısı ile yazılmalı ve zarfa da adres aynı şekilde el yazısı ile yazılmalıdır. Sözlü ve yazılı iletişimlerde büyüklere başarı dilemek doğru değil. Ayrıca küçük büyüğe beraber çalışmaktan duyduğu  ya da duyacağı memnuniyeti belirmez emrinde olmaktan onur duyduğunu, güvenine layık olma ümidini vurgulayabilir.Resmi yazılarda daima bilgisayar kullanın. Devletin üst makamına yazarken yalnızca unvan kullanın. Bir yakınlık ya da mevki bakımından eşitlik olmadığı takdirde devletin üst kademelerindeki kişilere yazılan mektupların özel kalem müdürlerine sunulması(elden gönderme)uygun olur.Elden gönderilen zarfların sağ üst kenarına “elden takdim” ifadesi eklenmelidir.Başka bir ilden postaya veriliyorsa aynı şekilde hazırlanan zarf daha büyük bir başka zarfın içine konularak üzerine ayrıntılı adres yazılır. Elden gönderilen  mektubun zarfı kapatılmalıdır.”dedi

RESMİ NİTELİKLİ MEKTUPLARDA SAYIN KELİMESİ YAZILMALI

Serttaş şöyle devam etti; “Resmi nitelikli mektuplarda unvana hitap gerekli ve yeterlidir.”Sayın Bakan”,Sayın Vali”.”rica” sosyal yaşamda “dilemek” anlamına geldiği halde yönetim dilinde “emretmek”tir.”Arz etmek” yönetim dilinde “sunmak” ya da “talep etmek” demektir.bu nedenle resmi yazışmalarda alt makamlara yazılan yazılar “rica ederim”.üst veya ayni düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim”.üst ve alt düzey makamlara  ayni anda dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim” sözcükleriyle bitirilmelidir.

TOPLANTILAR İKİ SAATİ GEÇMEMELİ

İbrahim Serttaş, toplantı protokollü hakkında da detaylı açıklamalar yaparak şu bilgileri aktardı; “Toplantı, kişilerin bilgi alışverişinde bulunmak, planlama yapmak,düşünce üretmek,sorun çözmek ya da karara varmak amacıyla önceden belirlenmiş zaman ve yerde düzenli biçimde bir araya gelmeleridir.Toplantı daveti sözlü değil yazı ile yapılmalıdır.Toplantıya katılacak kişilere gönderilecek devlet yazısında  toplantı konusu ve/ yada gündemi,katılacak kişiler,toplantı yeri ve zamanı bulunmalıdır.toplantıya katılanların sayısı mümkünse 10’u aşmamalıdır.Devlet yazısında toplantı ne kadar süre ayrıldığı,başlangıç ve bitiş saatleri bildirilmelidir.”

MEKTUPLARIN BİTİŞİNE KİBAR YAZILAR YAZILMALI

Serttaş, dilekce yazımı ve mektup yazımına gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerektiğine de vurgu yaparak, “Sade  bir vatandaş olarak bir kuruluşa yazılan dilekçelerin sonunda saygılarımla rica ederim’ ifadesi kullanılmalıdır. Burada rica etmek dilemek anlamında kullanılmaktadır. Bir kuruluşun devlet protokolünde önde gelmesi,alttaki kuruluşa “rica ederim” deme hakkını doğurmaz. Protokolde üstün olmak hiyerarşik olarak önde olma anlamını doğurmaz. Makamlar arası üstünlüğe dikkat etmek gereklidir. Mektupların sonunda” saygılarımla” gibi uygun bitiş ifadelerinin kullanılması kibar bir davranıştır. İmza yerine “profesör”, “doktor” gibi unvanlar eklenmemeli, sadece isim ve soyadı yazılıp imzalanmalıdır. Sözlü ve yazılı iletişimde büyüklere başarı dilemek doğru değil. Aynı şekilde küçük büyüğe “beraber çalışmaktan duyacağı memnuniyeti” belirtemez,”emrinde olmaktan onur duyduğunu,güvenine layık olma ümidini vurgulayabilir.Ayrıca bir seçim ya da atama nedeniyle kutlama yapmak,tebrik etmek ve saygı sunmak isteniyorsa genel ifadelerle kişinin görevinin ülke ya da kuruma yapacağı katkıya değinmek yeterlidir.”dedi ve toplantılarından  iki saati geçmemesi gerektiğini ve uzayan toplantılarda toplantıya katılanların hem sıkıldığını hem de dikkatlerinin dağıldığına da dikkat çeken Serttaş, bazı işletmelerde toplantıların 15 dakika sürdüğünü bazılarında maksimum 45 dakika sürdüğüne dikkat çekti.Toplantılarda mümkün olduğu kadar konuların kısa ve net olmasını ve çözüm cevaplarının da  aynı şekilde olması gerektiği bilgisini verdi. İbrahim Serttaş toplantılarda katılımcıların egemen bir yerde oturması gerektiğini ve toplantıyı yönetecek sorumlu kişinin de özel bir yer ayrılarak orada oturması gerektiğini söyledi.Yapılacak toplantıların durumuna göre de  toplantı yerinin katılacak kişilere göre uygun bir yer olmasını da belirtti.

Haber / Seyit SÜREN